Was ist der Onboarding-prozess und warum ist er so wichtig?

Vor einiger Zeit, als ich mein Studium an der Fakultät für Elektrotechnik abgeschlossen habe, habe ich meinen ersten Job gefunden. Es war in einem ziemlich kleinen lokalen Computersoftwareunternehmen mit etwa 10 Mitarbeitern. Am ersten Arbeitstag bekam ich ein riesiges Buch auf den Tisch mit einer einfachen Anweisung von einem meiner Kollegen: „Lesen!“ Es war ein Buch über Fortran, eine damals wichtige Programmiersprache. Und das war fast alles über meinen Onboarding-Prozess!

Ich kannte meine Kollegen und die Firmenhierarchie nicht, wusste nichts über ihre täglichen Aktivitäten, Prioritäten usw. Als frischgebackener Absolvent habe ich mich nicht getraut, viel zu fragen, und wenn ich es mehrmals tat, waren die Antworten kurz, kalt und in einem herablassenden Ton, der mich noch mehr entmutigte weiter Fragen zu stellen. Es war ein Albtraum für mich! Ich habe kaum einen Monat dort verbracht und habe diese Firma verlassen, ohne jemals meine Entscheidung bereut zu haben.

Wenn ich heute an diese Erfahrung denke, kann ich mich voll und ganz auf die damaligen Umstände beziehen. Diese Jungs wussten es einfach nicht besser, es gab keinen Onboarding-Prozess für Newcomer, es gab kaum einen Prozess für etwas anderes in einem so relativ kleinen Unternehmen. Wahrscheinlich war die Situation damals in anderen Organisationen ähnlich und es war „normal“ für einen neuen Mitarbeiter, sich alleine zu führen und irgendwann irgendwie ins Team zu passen.

Heute ist die Situation in der Geschäftswelt glücklicherweise ganz anders, insbesondere wenn es um größere Unternehmen/Organisationen geht, und im Laufe meiner beruflichen Laufbahn habe ich unterschiedliche Beteiligungsprozesse erlebt. Manche waren besser, manche hätten besser sein können, aber zumindest existierten sie!

Was genau ist der Onboarding-Prozess? Es ist ein strukturierter Prozess zur Integration eines neuen Mitarbeiters in die Organisation und ihre Kultur. Ein guter und gut organisierter Einstiegsprozess ist sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter wichtig.

Nennen Sie ein Unternehmen, das bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters nicht auf eine sogenannte „Plug and Play“-Lösung verzichten möchte! Wenn Sie über ein professionelles Onboarding-Protokoll verfügen, führen Sie das Unternehmen schneller zum gewünschten Ziel und der Prozess selbst wird effizienter. Der neue Mitarbeiter ist voll einsatzfähig und kann sich in das Unternehmen einbringen, wird entsprechend geschult, weiß, was von ihm erwartet wird und wo er sich alle weiteren notwendigen Informationen einholen kann.

Wenn also der Arbeitsvertrag unterschrieben und alle weiteren administrativen Formalitäten erledigt sind, beginnt das eigentliche Onboarding. Um ein neues Teammitglied professionell aufzunehmen, bedarf es einer gründlichen und zeitnahen Planung und Organisation. Die wichtigsten Schritte sind:

Vorbereitung / Ziele
Der unmittelbare Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters sollte im Vorfeld einen Onboarding-Plan (zB in Excel) für einen Zeitraum von 1 bis 3 Monaten (der Zeitraum kann je nach Position variieren) erstellen, der einen Zeitplan aller geplanten Aktivitäten und Personen enthält. Dieser Plan muss allen Beteiligten vorab zugeschickt werden, damit jeder genau weiß, was er wann zu tun hat. Zu den Aktivitäten gehören: Bürobesichtigungen, Präsentationen von Kollegen über ihren Teil der Arbeit, Treffen mit regelmäßigen Geschäftspartnern, Online-Lernen und mehr.
Organisieren Sie im Vorfeld einen kompletten Arbeitsplatz und Tools für den neuen Mitarbeiter, damit dieser vom ersten Tag an voll einsatzbereit ist (Schreibtisch, Computer, Schlüssel, Zugang zu Informationstechnologie, Mobiltelefon etc.)
Erstellung eines Arbeitsbuches für den Neueinsteiger mit allen Daten und Angaben Gedruckte Kopie oder E-Version, egal, es ist wichtig, dass der Neuling versteht, wozu es dient, und daran arbeiten).

Vorbereitung / Ziele
Der neue Mitarbeiter hat sicherlich schon die Website des Unternehmens recherchiert, bei dem er anfängt zu arbeiten. Spätestens jetzt ist jedoch der richtige Zeitpunkt, die zugewiesenen Online-Kurse (vorzugsweise interaktiv) genauer zu erkunden und durchzuführen und sich mit den Richtlinien, Verfahren und der Kultur des Unternehmens vertraut zu machen.
Einige große Unternehmen haben ein „Willkommen im Team-Video“ vom CEO, das einen persönlichen Stempel aufdrückt und Neulingen hilft, die Werte des Unternehmens zu verstehen.

Konnektivität / Kommunikation
Die Bildunterschrift „Willkommen im Team“ (mit Foto) oder eine sonstige allgemeine Ankündigung sollte vorab elektronisch versendet und/oder auf der Küchentheke des Büros platziert werden, damit alle mit den Neuigkeiten vertraut sind und den Neuankömmling begrüßen können.
Der erste Arbeitstag kann entscheidend sein. Einen Neuling zum Mittagessen einzuladen und ihn vom ersten Tag an ins Team zu integrieren, ist eine kleine Geste, aber ganz oben auf der Liste der Wichtigkeit.
Durchführen eines Rundgangs durch das Büro – Dieser Schritt ermöglicht es dem neuen Mitarbeiter, zu verstehen, wo sich die Büroräume befinden, und ist auch eine gute Gelegenheit für informelle Gespräche mit Kollegen.
Zuweisung eines Kollegen, der die neue Anlaufstelle des Neuankömmlings im Unternehmen sein wird. Es ist kein direkter Vorgesetzter oder Personalverantwortlicher, sondern ein Peer oder erfahrenerer Kollege, der in einer ganz anderen Position arbeiten kann, aber mit der Unternehmenskultur und den Abläufen bestens vertraut ist. In manchen Firmen wird dieser Ort „Buddy“ genannt, aber auch ein einfacher „Erstkontakt“ ist in Ordnung.

Klärung / Überwachung
Regelmäßige Überwachung und Feedback mit einem direkten Vorgesetzten ist sehr wichtig. Das Onboarding erfolgt zeitgleich mit der Probearbeit und das Geben und Erhalten von Informationen, was gut ist und was noch verbessert werden kann, führt zur erfolgreichen Fortsetzung des Arbeitsvertrages.
Organisationsrankings können für Neulinge sehr hilfreich sein, um sich leicht daran zu erinnern, wer wer ist und was sie tun, insbesondere in größeren Unternehmen mit vielen Abteilungen.
„Face Time“ mit Schlüsselpersonen im Unternehmen, auch mit dem unmittelbaren Vorgesetzten, sollte nicht vernachlässigt werden, da sie eine solide Grundlage für die zukünftige Kommunikation bildet.
Ermutigen Sie die Aktivität, indem Sie einige spezifische Aufgaben geben, damit der Neuankömmling in den ersten Tagen nicht das Gefühl hat, nichts zu tun.
Ein guter Onboarding-Prozess ist ein großer Vorteil für jedes Unternehmen. Es braucht Zeit, Mühe und Wissen, um es aufzubauen, und wenn es gut gemacht ist, bringt es in kurzer Zeit sowohl dem Unternehmen als auch dem Mitarbeiter greifbare Vorteile. Sie trägt sicherlich zur Entwicklung des Employer brandings, die sich weiter dafür einsetzen werden, weil sie die besten Botschafter des Unternehmens sind.
Abschließend ist noch zu sagen, dass jeder Onboarding-Prozess auf die Größe und Art des Unternehmens, aber auch auf die Situation zugeschnitten ist. Wir befinden uns derzeit in einer COVID-19-Krise und sind gezwungen, viele Aktivitäten auf die Online-Variante umzustellen.

Eine Spezialität der PROFESIO-Services ist die Unterstützung im Personalmanagement, und die Erstellung eines detaillierten Onboarding-Plans gehört zu unserem Angebot, der Unternehmen dabei unterstützt, neue Mitarbeiter schnell und effizient auszubilden und schnellstmöglich voll einsatzfähig zu machen.


Autor: Daniela Marušić Gajica

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