Prilikom prijave za posao bitno je osim životopisa dostaviti i motivacijsko pismo čija je svrha da potencijalnom poslodavcu dodatno predstavi kandidata s karakteristikama koje mogu biti korisne  dotičnoj poslovnoj organizaciji. Kandidat kroz motivacijsko pismo daje do znanja poslodavcu zašto baš njega treba angažirati za posao.

Motivacijsko pismo se obično piše u 3 paragrafa i poželjno je da bude kratko i koncizno. Nikako ne treba prelaziti jednu A4 stranicu. U zaglavlju se stavljaju ime i prezime, te kontakt podaci, a nakon toga i kome je pismo naslovljeno (Poštovani gospodine XXXX ili na engleskom Dear Mr./Ms/Mrs. XXXX, odnosno Dear Sir or Madam) kao i pozdrav na kraju (S poštovanjem, odnosno Sincerely).

U prvom paragrafu stavlja se do znanja primatelju pisma razlog zbog kojeg se kandidat javlja i izvor informacije o natječaju za određeno radno mjesto.

U drugom paragrafu opisuje se ukratko profesija kandidata, te navodi poslovno iskustvo koje može biti izuzetno važno u kontekstu oglašenog natječaja za posao. Bitno je naglasiti upravo ono što bi potencijalnom poslodavcu moglo biti interesantno i korisno, što će kandidata razlikovati od drugih.

U trećem paragrafu izražava se očekivanje da će prijava za posao biti razmotrena i ostavlja se mogućnost dodatnog kontakta, za slučaj potrebe, odnosno ukoliko su potrebna dodatna pojašnjenja ili dokumentacija.