Za našeg klijenta, GENESIS BIOPHARMA ADRIATIC d.o.o. biofarmaceutsku tvrtku specijaliziranu za komercijalizaciju inovativnih farmaceutskih proizvoda za teške i rijetke bolesti u srednjoj i istočnoj Europi, tražimo djelatnika na poziciji:
Administrativni asistent (m/ž)
Mjesto rada: Zagreb, Samoborska cesta
Na ovoj poziciji biti ćete odgovorni za sve administrativne aktivnosti i podršku vodstvu hrvatske podružnice kompanije za administrativne i druge operativne poslove kako bi se osigurao učinkovit rad GENESIS BIOPHARMA ADRIATIC D.O.O.
Ključne odgovornosti su:Pruža operativnu pomoć i podršku voditelju zemlje, što između ostalog uključuje:
- Praćenje svih otvorenih stavki Voditelja zemlje
- Komunikaciju s internim osobljem na svim razinama kako bi se osiguralo poštivanje rokova
- Obradu izvješća o troškovima zaposlenika, godišnjih odmora i bolovanja
Pružanje administrativne i logističke podrške kako bi se osigurao učinkovit rad, koji između ostalog uključuju:
- Upravljanje svakodnevnim operacijama ureda uključujući sve odnose s dobavljačima
- Organiziranje i održavanje datoteka i zapisa
- Rukovanje planom “Zdravlje i sigurnost” za ured
- Planiranje i zakazivanje sastanaka, događaja i dogovora
- Priprema i uređivanje korespondencije, izvješća i prezentacija
- Organizacija putovanja i gostovanja / Rezervacija kongresnog smještaja za interni tim
- Razvijanje/preispitivanje operativnih praksi i implementacija poboljšanja gdje je to potrebno
- Pomoć u pripremi PRF-a (Payroll Request Form) – prikupljanje dokumenata
- ERF: koordinacija s pružateljem usluga računovodstva, interno odobravanje faktura, popunjavanje ERF obrazaca, održavanje ERF baze podataka
- Priprema i slanje ugovora: servisni i sponzorski ugovori
- HCP i HCO baza podataka: priprema, obrada GDPR
- Printanje: ugovori, studije, prezentacije, ostalo
- Kopiranje, skeniranje: fakture, ugovori, GDPR suglasnosti
- Poštanske usluge: priprema pošte i paketa, predaja i preuzimanje
- Ažuriranje dubinske analize
- Komunikacija s HCO uredima (pozivnice, sponzorski paketi, potvrde događaja, fakture i ugovori)
- Vođenje popisa uredskog materijala i naručivanje novih materijala prema potrebi
- Rješavanje kvarova povezanih s uredom (primjerice, internetske veze)
- Održavanje datoteka i registratora
Od novog djelatnika očekujemo:
- 1-3 godine iskustva u na istim ili sličnim pozicijama u (bio)farmaceutskoj industriji
- Prednost: diploma ekonomskog fakulteta, Menadžment ili Business Administration
- Tečno znanje hrvatskog jezika
- Odlično poznavanje engleskog jezika (minimalno B2 razina)
- Iskustvo u međunarodnoj farmaceutskoj kompaniji predstavlja prednost
- Izvrsne komunikacijske vještine
- Izražene organizacijske vještine, vještine organizacije vremena i sposobnost postavljanja prioriteta
- Sposobnost očuvanja povjerljivosti
- Efikasnost u istovremenom rješavanju više različitih zadataka (multi-tasking vještine) te izražene project management vještine
- Osjetljivost na kulturne razlike i sposobnost interakcije na svim razinama
- Informatička pismenost, izvrsno poznavanje Microsoft Office paketa
- Timski igrač, povjerljivost, fleksibilnost te spremnost na profesionalni rast i razvoj
Naša ponuda:
- Ugovor na neodređeno uz probni rok 6 mjeseci
- Radno vrijeme od 09:00 – 17:00
- Radno okruženje koje aktivno potiče individualni i kolektivni rast i razvoj
- Prilika da dijelite svoje ideje i kontinuirano poboljšavate naše procese