Kao što je već poznato, ZOR određuje da je poslodavac dužan voditi evidenciju o radnicima koji su kod njega zaposleni u papirnatom (pisanom) ili elektroničkom obliku.
- Evidencija se sastoji od:
- evidencije o radnicima
- evidencije o fizičkim osobama na temelju drugih ugovora (npr. Autorski ugovor ili ugovor o djelu)
- evidencije o radnom vremenu radnika
- Evidencije o radnicima
Ključne promjene u Pravilniku:
- Smanjen broj obveznih podataka
- Uvedena obveza vođenja nekih novih podataka
- Uvedena obveza izrade pisanog pregleda podataka o svakom radniku
- Popisane isprave, dokumenti i akti koje je poslodavac dužan pohraniti i čuvati u rokovima koji su zasebno propisani
- Skraćen rok čuvanja podataka
- Uvedena obveza brisanja ili na drugi način uklanjanja podataka o radnicima nakon isteka propisanih rokova
Sukladno Općoj uredba o zaštiti podataka – Uredba (EU) 2016/679, poznatijoj kao GDPR i navedenim načelima obrade osobnih podataka, uvedeno je taksativno ograničenje pohrane podataka radnika te definiranje rokova istekom kojih poslodavac mora podatke brisati i/ili ukloniti.
- Za svakog radnika poslodavac mora pohraniti sljedeće podatke, te ih voditi i iskazati pisanim pregledom: ime i prezime, osobni identifikacijski broj, spol, dan, mjesec i godina rođenja, državljanstvo, prebivalište, odnosno boravište, dozvola za boravak i rad ili potvrda o prijavi rada, ako ih je radnik državljanin treće zemlje obvezan imati, stručno obrazovanje te posebni ispiti i tečajevi koji su uvjet za obavljanje posla, uvjerenja, licence, certifikati i sl., datum početka rada, naziv radnog mjesta, odnosno narav ili vrsta rada na koje se radnik zapošljava, vrsta sklopljenog ugovora o radu, datum i razlog prestanka radnog odnosa, odnosno prestanka rada za ustupljene radnike, datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako poslodavac sudjeluje u plaćanju istog, te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu.
Osim navedenog, poslodavac je dužan za svakog radnika voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarivanje pojedinih prava i obveza iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom.
Radnicima je dostupan uvid u vlastite podatke kod poslodavca na temelju zahtjeva, a svaku su izmjenu/dopunu/promjenu dužni prijaviti poslodavcu odmah, a najkasnije u roku od 8 dana od dana promjene (npr. promjena prezimena pri sklapanju braka/životnog partnerstva).
Dužnost Poslodavca je čuvanja podataka, u originalu ili preslici odnosi se na sve ugovore o radu, sve izmjene i dopune, sporazume, suglasnosti, pisane izjave radnika, odluke o otkazu, tiskanice HZMO (početak, promjena, prestanak); rješenja, javne i privatne isprave vezane uz stručno osposobljavanje radnika/ obračunavanje i isplate plaća te uplate doprinosa, dokumentaciju vezanu za sigurnost i zaštitu na radu, rješenja o ozljedama na radu i profesionalnim bolestima, ostvarivanje prava na rodiljna i roditeljska prava (…).
Valja istaknuti razliku dužnosti vođenja podataka poslodavca i obvezu zaštite, pohrane i čuvanja podataka poslodavaca.
Dužnost vođenja započinje danom početka rada, a prestaje danom prestanka radnog odnosa određenog radnika;
međutim obveza zaštite, čuvanja i pohrane tada ne prestaje.
Pravilnikom su taksativno navedeni rokovi čuvanja dokumentacije:
- pisani pregled podataka o radniku, do isteka godine u kojoj je prestao radni odnos,
- ugovor o radu u pisanom obliku ili potvrda o sklopljenom ugovoru o radu, sve izmjene i dopune ugovora o radu, 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos (spor…),
- sporazumi između poslodavca i radnika, suglasnosti i pisane izjave radnika, odluke o otkazu, 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos (spor…),
- tiskanice prijave (početka, promjene, prestanka) obveznog mirovinskog i zdravstvenog osiguranja, 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos (spor…),
- javne i privatne isprave kojima se osiguravaju dokazi o točnosti podataka o stručnom obrazovanju, osposobljavanju, usavršavanju te drugim podacima o kojima ovisi ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa, kao i isprave koje nisu vraćene radniku, 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos
- javne i privatne isprave, rješenja, potvrde i sl. vezano za obveze obračunavanja i isplate plaće te uplate poreza i doprinosa, u rokovima propisanim posebnim propisima
- rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl. vezano za sigurnost i zaštitu na radu, ozljede na radu i profesionalne bolesti, u rokovima propisanim posebnim propisima
- rješenja, privatne isprave, potvrde i sl. vezano za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja uključujući i prava po osnovi staža osiguranja koji se računa s povećanim trajanjem, 40 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos
- rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl., vezano za ostvarivanje prava iz obveznog zdravstvenog osiguranja, 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala (spor…)
- javne i privatne isprave, rješenja, potvrde i sl. vezano za ostvarivanje prava na pružanje osobne skrbi ili nekog drugog prava iz općeg propisa o radu te za ostvarivanje rodiljnih i roditeljskih prava, 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala (spor…)
- zahtjevi radnika za zaštitom prava iz radnog odnosa, s odlukama, aktima i pismenima poslodavca donesenim u postupku povodom takvih zahtjeva, 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala (spor…)
- kolektivni ugovor na koji se upućuje ugovorom o radu radnika zaposlenih kod toga poslodavca i kojim su na odgovarajući način uređena pojedina pitanja umjesto obveznih podataka u ugovoru o radu, a vezana su za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom, 6 godina računajući od isteka ugovorenog vremena trajanja kolektivnog ugovora ili od isteka produžene primjene pravnih pravila sadržanih u tom kolektivnom ugovoru (spor…)
- pravilnike o radu kojima se uređuju plaće, organizacija rada, postupak i mjere za zaštitu dostojanstva te zaštitu od diskriminacije te druga važna pitanja, na koje se upućuje ugovorom o radu radnika zaposlenih kod toga poslodavca i kojim su na odgovarajući način uređena pojedina pitanja umjesto obveznih podataka u ugovoru o radu, a vezana su za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom, 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je pravilnik o radu prestao važiti (spor…)
- druge isprave, dokumenti i akti vezani za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom, 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala.
Rokovi čuvanja (osim isprave vezane uz plaće, doprinose, zaštitu na radu i profesionalne bolesti)
ne primjenjuju se na isprave, dokumente i akte te drugu dokumentaciju s podacima o radnicima, odnosno dokumentarno gradivo u području rada i radnih odnosa za koje su rokovi čuvanja određeni zakonom kojim se uređuje zaštita i obrada javnog dokumentarnog i arhivskoga gradiva ili drugim propisom.
- Ako zakonom ili drugim propisom nije drukčije uređeno, poslodavac može u skladu s ovim Pravilnikom rokove čuvanja urediti općim aktom.
- Nakon isteka rokova čuvanja, podaci o radnicima se moraju brisati ili na drugi način ukloniti.
- Ako drukčije nije određeno posebnim propisima, način pohrane podataka o radnicima i postupke pretvorbe podataka iz jednog u drugi oblik te način i rokove brisanja ili uklanjanja, odnosno predaje na čuvanje podataka o radnicima, poslodavac uređuje općim aktom.
- U slučaju prestanka fizičke ili pravne osobe poslodavca u skladu s posebnim propisima, isprave, dokumenti i akti te druga dokumentacija s podacima o radnicima, čuvaju se odnosno predaju na čuvanje u skladu s posebnim propisima.
- Evidencije o fizičkim osobama na temelju drugih ugovora (npr. Autorski ugovor ili ugovor o djelu)
Posebna evidencija podataka, odnosi se na
1. osobe koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za radbez zasnivanja radnog odnosa
2. studente koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih posrednika
3. redovite učenikekoji kod poslodavca obavljaju povremeni radposredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova
4. redovite učenikeustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca kao polaznici provode učenje temeljeno na radu
5. djecu i maloljetnikekoja uz naplatu sudjeluju u aktivnostima, ako je poslodavac organizator
6. osobe koje kod poslodavca u skladu s propisima u području socijalne skrbi i propisima o izvršavanju kazneno pravnih i prekršajno pravnih sankcija obavljaju rad za opće dobro.
U sljedećem blogu vam više donosimo o trećoj točci koju smo naveli Evidencija o radnom vremenu radnika te koje su se izmjene tu dogodile. Pratite nas i dalje i saznajte.
